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INTRODUCCION
La
teoría de la organización y la práctica administrativa han experimentado
cambios sustanciales en años recientes. La información proporcionada por las
ciencias de la administración y la conducta ha enriquecido a la teoría
tradicional. Estos esfuerzos de investigación y de conceptualización a veces
han llevado a descubrimientos divergentes. Sin embargo, surgió un enfoque que
puede servir como base para lograrla convergencia, el enfoque de sistemas, que
facilita la unificación de muchos campos del conocimiento. Dicho enfoque ha
sido usado por las ciencias físicas, biológicas y sociales, como marco de
referencia para la integración de la teoría organizacional moderna.
El
primer expositor de la Teoría General de los Sistemas fue Ludwing von
Bertalanffy, en el intento de lograr una metodología integradora para el
tratamiento de problemas científicos.
La
meta de la Teoría General de los Sistemas no es buscar analogías entre las
ciencias, sino tratar de evitar la superficialidad científica que ha estancado
a las ciencias. Para ello emplea como instrumento, modelos utilizables y
transferibles entre varios continentes científicos, toda vez que dicha
extrapolación sea posible e integrable a las respectivas disciplinas.
La
Teoría General de los Sistemas se basa en dos pilares básicos: aportes semánticos
y aportes metodológicos, a los cuales me refiero en las próximas páginas.
APORTES SEMANTICOS
Las
sucesivas especializaciones de las ciencias obligan a la creación de nuevas
palabras, estas se acumulan durante sucesivas especializaciones, llegando a
formar casi un verdadero lenguaje que sólo es manejado por los especialistas.
De
esta forma surgen problemas al tratarse de proyectos interdisciplinarios, ya que
los participantes del proyecto son especialistas de diferentes ramas de la
ciencia y cada uno de ellos maneja una semántica diferente a los demás.
La
Teoría de los Sistemas, para solucionar estos inconvenientes, pretende
introducir una semántica científica de utilización universal.
Sistema:
Es
un conjunto organizado de cosas o partes ínter actuantes e interdependientes,
que se relacionan formando un todo unitario y complejo.
Cabe
aclarar que las cosas o partes que componen al sistema, no se refieren al campo
físico (objetos), sino mas bien al funcional. De este modo las cosas o partes
pasan a ser funciones básicas realizadas por el sistema. Podemos enumerarlas
en: entradas, procesos y salidas.
Entradas:
Las
entradas son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales,
recursos humanos o información.
Las
entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema sus
necesidades operativas.
Las
entradas pueden ser:
-
en serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el
sistema en estudio está relacionado en forma directa.
-
aleatoria: es decir, al azar, donde el termino "azar" se utiliza en el
sentido estadístico. Las entradas aleatorias representan entradas potenciales
para un sistema.
-
retroacción: es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí
mismo.
Clasificación
extraída de apunte de cátedra.
Proceso:
El
proceso es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina,
un individuo, una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un
miembro de la organización, etc.
En la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efectúa esa transformación. Con frecuencia el procesador puede ser diseñado por el administrador. En tal caso, este proceso se denomina "caja blanca". No obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. Diferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia pueden originar diferentes situaciones de salida. En tal caso la función de proceso se denomina una "caja negra".
Caja Negra:
La caja negra se utiliza para representar a los sistemas cuando no sabemos que elementos o cosas componen al sistema o proceso, pero sabemos que a determinadas corresponden determinadas salidas y con ello poder inducir, presumiendo que a determinados estímulos, las variables funcionaran en cierto sentido.
Salidas:
Las
salidas de los sistemas son los resultados que se obtienen de procesar las
entradas. Al igual que las entradas estas pueden adoptar la forma de productos,
servicios e información. Las mismas son el resultado del funcionamiento del
sistema o, alternativamente, el propósito para el cual existe el sistema.
Las salidas de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente.
Relaciones:
Las
relaciones son los enlaces que vinculan entre sí a los objetos o subsistemas
que componen a un sistema complejo.
Podemos
clasificarlas en :
-
Simbióticas: es aquella en que los sistemas conectados no pueden seguir
funcionando solos. A su vez puede subdividirse en unipolar o parasitaria, que es
cuando un sistema (parásito) no puede vivir sin el otro sistema (planta); y
bipolar o mutual, que es cuando ambos sistemas dependen entre si.
-
Sinérgica: es una relación que no es necesaria para el funcionamiento pero que
resulta útil, ya que su desempeño mejora sustancialmente al desempeño del
sistema. Sinergia significa "acción combinada". Sin embargo, para la
teoría de los sistemas el término significa algo más que el esfuerzo
cooperativo. En las relaciones sinérgicas la acción cooperativa de subsistemas
semi independientes, tomados en forma conjunta, origina un producto total mayor
que la suma de sus productos tomados de una manera independiente.
-
Superflua: Son las que repiten otras relaciones. La razón de las relaciones
superfluas es la confiabilidad. Las relaciones superfluas aumentan la
probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no una parte del mismo.
Estas relaciones tienen un problema que es su costo, que se suma al costo del
sistema que sin ellas puede funcionar.
Clasificación obtenida de apunte de cátedra.
Atributos:
Los atributos de los sistemas, definen al sistema tal como lo conocemos u observamos. Los atributos pueden ser definidores o concomitantes: los atributos definidores son aquellos sin los cuales una entidad no sería designada o definida tal como se lo hace; los atributos concomitantes en cambio son aquellos que cuya presencia o ausencia no establece ninguna diferencia con respecto al uso del término que describe la unidad.
Contexto:
Un
sistema siempre estará relacionado con el contexto que lo rodea, o sea, el
conjunto de objetos exteriores al sistema, pero que influyen decididamente a éste,
y a su vez el sistema influye, aunque en una menor proporción, influye sobre el
contexto; se trata de una relación mutua de contexto-sistema.
Tanto
en la Teoría de los Sistemas como en el método científico, existe un concepto
que es común a ambos: el foco de atención, el elemento que se aísla para
estudiar.
El
contexto a analizar depende fundamentalmente del foco de atención que se fije.
Ese foco de atención, en términos de sistemas, se llama límite de interés.
Para
determinar este límite se considerarían dos etapas por separado:
a)
La determinación del contexto de interés.
b)
La determinación del alcance del límite de interés entre el contexto y el
sistema.
a)
Se suele representar como un círculo que encierra al sistema, y que deja afuera
del límite de interés a la parte del contexto que no interesa al analista.
d)
En lo que hace a las relaciones entre el contexto y los sistemas y viceversa. Es
posible que sólo interesen algunas de estas relaciones, con lo que habrá un límite
de interés relacional.
Determinar
el límite de interés es fundamental para marcar el foco de análisis, puesto
que sólo será considerado lo que quede dentro de ese límite.
Entre el sistema y el contexto, determinado con un límite de interés, existen infinitas relaciones. Generalmente no se toman todas, sino aquellas que interesan al análisis, o aquellas que probabilísticamente presentan las mejores características de predicción científica.
Rango:
En
el universo existen distintas estructuras de sistemas y es factible ejercitar en
ellas un proceso de definición de rango relativo. Esto produciría una
jerarquización de las distintas estructuras en función de su grado de
complejidad.
Cada
rango o jerarquía marca con claridad una dimensión que actúa como un
indicador claro de las diferencias que existen entre los subsistemas
respectivos.
Esta
concepción denota que un sistema de nivel 1 es diferente de otro de nivel 8 y
que, en consecuencia, no pueden aplicarse los mismos modelos, ni métodos análogos
a riesgo de cometer evidentes falacias metodológicas y científicas.
Para
aplicar el concepto de rango, el foco de atención debe utilizarse en forma
alternativa: se considera el contexto y a su nivel de rango o se considera al
sistema y su nivel de rango.
Refiriéndonos
a los rangos hay que establecer los distintos subsistemas. Cada sistema puede
ser fraccionado en partes sobre la base de un elemento común o en función de
un método lógico de detección.
El concepto de rango indica la jerarquía de los respectivos subsistemas entre sí y su nivel de relación con el sistema mayor.
Subsistemas:
En
la misma definición de sistema, se hace referencia a los subsistemas que lo
componen, cuando se indica que el mismo esta formado por partes o cosas que
forman el todo.
Estos
conjuntos o partes pueden ser a su vez sistemas (en este caso serían
subsistemas del sistema de definición), ya que conforman un todo en sí mismos
y estos serían de un rango inferior al del sistema que componen.
Estos subsistemas forman o componen un sistema de un rango mayor, el cual para los primeros se denomina macrosistema.
Variables:
Cada
sistema y subsistema contiene un proceso interno que se desarrolla sobre la base
de la acción, interacción y reacción de distintos elementos que deben
necesariamente conocerse.
Dado
que dicho proceso es dinámico, suele denominarse como variable, a cada elemento
que compone o existe dentro de los sistemas y subsistemas.
Pero no todo es tan fácil como parece a simple vista ya que no todas las variables tienen el mismo comportamiento sino que, por lo contrario, según el proceso y las características del mismo, asumen comportamientos diferentes dentro del mismo proceso de acuerdo al momento y las circunstancias que las rodean.
Parámetro:
Uno de los comportamientos que puede tener una variable es el de parámetro, que es cuando una variable no tiene cambios ante alguna circunstancia específica, no quiere decir que la variable es estática ni mucho menos, ya que sólo permanece inactiva o estática frente a una situación determinada.
Operadores:
Otro comportamiento es el de operador, que son las variables que activan a las demás y logran influir decisivamente en el proceso para que este se ponga en marcha. Se puede decir que estas variables actúan como líderes de las restantes y por consiguiente son privilegiadas respecto a las demás variables. Cabe aquí una aclaración: las restantes variables no solamente son influidas por los operadores, sino que también son influenciadas por el resto de las variables y estas tienen también influencia sobre los operadores.
Retroalimentación:
La
retroalimentación se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de
las salidas del sistemas en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como
recursos o información.
La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de corrección en base a la información retroalimentada.
Feed-forward o alimentación delantera:
Es una forma de control de los sistemas, donde dicho control se realiza a la entrada del sistema, de tal manera que el mismo no tenga entradas corruptas o malas, de esta forma al no haber entradas malas en el sistema, las fallas no serán consecuencia de las entradas sino de los proceso mismos que componen al sistema.
Homeostasis y entropía:
La
homeostasis es la propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de
adaptación al contexto.
Es
el nivel de adaptación permanente del sistema o su tendencia a la supervivencia
dinámica. Los sistemas altamente homeostáticos sufren transformaciones
estructurales en igual medida que el contexto sufre transformaciones, ambos actúan
como condicionantes del nivel de evolución.
La
entropía de un sistema es el desgaste que el sistema presenta por el transcurso
del tiempo o por el funcionamiento del mismo. Los sistemas altamente entrópicos
tienden a desaparecer por el desgaste generado por su proceso sistémico. Los
mismos deben tener rigurosos sistemas de control y mecanismos de revisión,
reelaboración y cambio permanente, para evitar su desaparición a través del
tiempo.
En un sistema cerrado la entropía siempre debe ser positiva. Sin embargo en los sistemas abiertos biológicos o sociales, la entropía puede ser reducida o mejor aun transformarse en entropía negativa, es decir, un proceso de organización más completo y de capacidad para transformar los recursos. Esto es posible porque en los sistemas abiertos los recursos utilizados para reducir el proceso de entropía se toman del medio externo. Asimismo, los sistemas vivientes se mantienen en un estado estable y pueden evitar el incremento de la entropía y aun desarrollarse hacia estados de orden y de organización creciente.
Permeabilidad:
La
permeabilidad de un sistema mide la interacción que este recibe del medio, se
dice que a mayor o menor permeabilidad del sistema el mismo será mas o menos
abierto.
Los
sistemas que tienen mucha relación con el medio en el cuál se desarrollan son
sistemas altamente permeables, estos y los de permeabilidad media son los
llamados sistemas abiertos.
Por el contrario los sistemas de permeabilidad casi nula se denominan sistemas cerrados.
Integración e independencia:
Se
denomina sistema integrado a aquel en el cual su nivel de coherencia interna
hace que un cambio producido en cualquiera de sus subsistemas produzca cambios
en los demás subsistemas y hasta en el sistema mismo.
Un sistema es independiente cuando un cambio que se produce en él, no afecta a otros sistemas.
Centralización y descentralización:
Un
sistema se dice centralizado cuando tiene un núcleo que comanda a todos los demás,
y estos dependen para su activación del primero, ya que por sí solos no son
capaces de generar ningún proceso.
Por
el contrario los sistemas descentralizados son aquellos donde el núcleo de
comando y decisión está formado por varios subsistemas. En dicho caso el
sistema no es tan dependiente, sino que puede llegar a contar con subsistemas
que actúan de reserva y que sólo se ponen en funcionamiento cuando falla el
sistema que debería actuar en dicho caso.
Los sistemas centralizados se controlan más fácilmente que los descentralizados, son más sumisos, requieren menos recursos, pero son más lentos en su adaptación al contexto. Por el contrario los sistemas descentralizados tienen una mayor velocidad de respuesta al medio ambiente pero requieren mayor cantidad de recursos y métodos de coordinación y de control más elaborados y complejos.
Adaptabilidad:
Es
la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado
o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el contexto.
Esto se logra a través de un mecanismo de adaptación que permita responder a
los cambios internos y externos a través del tiempo.
Para que un sistema pueda ser adaptable debe tener un fluido intercambio con el medio en el que se desarrolla.
Mantenibilidad:
Es la propiedad que tiene un sistema de mantenerse constantemente en funcionamiento. Para ello utiliza un mecanismo de mantenimiento que asegure que los distintos subsistemas están balanceados y que el sistema total se mantiene en equilibrio con su medio.
Estabilidad:
Un
sistema se dice estable cuando puede mantenerse en equilibrio a través del
flujo continuo de materiales, energía e información.
La estabilidad de los sistemas ocurre mientras los mismos pueden mantener su funcionamiento y trabajen de manera efectiva (mantenibilidad).
Armonía:
Es
la propiedad de los sistemas que mide el nivel de compatibilidad con su medio o
contexto.
Un sistema altamente armónico es aquel que sufre modificaciones en su estructura, proceso o características en la medida que el medio se lo exige y es estático cuando el medio también lo es.
Optimización y sub-optimización:
Optimización
modificar el sistema para lograr el alcance de los objetivos.
Suboptimización en cambio es el proceso inverso, se presenta cuando un sistema no alcanza sus objetivos por las restricciones del medio o porque el sistema tiene varios objetivos y los mismos son excluyentes, en dicho caso se deben restringir los alcances de los objetivos o eliminar los de menor importancia si estos son excluyentes con otros más importantes.
Éxito:
El
éxito de los sistemas es la medida en que los mismos alcanzan sus objetivos.
La
falta de éxito exige una revisión del sistema ya que no cumple con los
objetivos propuestos para el mismo, de modo que se modifique dicho sistema de
forma tal que el mismo pueda alcanzar los objetivos determinados.
APORTES METODOLOGICOS
Jerarquía de los sistemas
Al
considerar los distintos tipos de sistemas del universo Kennet Boulding
proporciona una clasificación útil de los sistemas donde establece los
siguientes niveles jerárquicos:
1.
Primer nivel, estructura estática. Se le puede llamar nivel de los marcos de
referencia.
2.
Segundo nivel, sistema dinámico simple. Considera movimientos necesarios y
predeterminados. Se puede denominar reloj de trabajo.
3.
Tercer nivel, mecanismo de control o sistema cibernético. El sistema se
autorregula para mantener su equilibrio.
4.
Cuarto nivel, "sistema abierto" o auto estructurado. En este nivel se
comienza a diferenciar la vida. Puede de considerarse nivel de célula.
5.
Quinto nivel, genético-social. Está caracterizado por las plantas.
6.
Sexto nivel, sistema animal. Se caracteriza por su creciente movilidad,
comportamiento teleológico y su autoconciencia.
7.
Séptimo nivel, sistema humano. Es el nivel del ser individual, considerado como
un sistema con conciencia y habilidad para utilizar el lenguaje y símbolos.
8.
Octavo nivel, sistema social o sistema de organizaciones humanas constituye el
siguiente nivel, y considera el contenido y significado de mensajes, la
naturaleza y dimensiones del sistema de valores, la trascripción de imágenes
en registros históricos, sutiles simbolizaciones artísticas, música, poesía
y la compleja gama de emociones humanas.
9. Noveno nivel, sistemas trascendentales. Completan los niveles de clasificación: estos son los últimos y absolutos, los ineludibles y desconocidos, los cuales también presentan estructuras sistemáticas e interrelaciones.
Teoría analógica o modelo de
isomorfismo sistémico:
Este
modelo busca integrar las relaciones entre fenómenos de las distintas ciencias.
La detección de estos fenómenos permite el armado de modelos de aplicación
para distintas áreas de las ciencias.
Esto,
que se repite en forma permanente, exige un análisis iterativo que responde a
la idea de modularidad que la teoría de los sistemas desarrolla en sus
contenidos.
Se
pretende por comparaciones sucesivas, una aproximación metodológica, a la vez
que facilitar la identificación de los elementos equivalentes o comunes, y
permitir una correspondencia biunívoca entre las distintas ciencias.
Como
evidencia de que existen propiedades generales entre distintos sistemas, se
identifican y extraen sus similitudes estructurales.
Estos elementos son la esencia de la aplicación del modelo de isomorfismo, es decir, la correspondencia entre principios que rigen el comportamiento de objetos que, si bien intrínsecamente son diferentes, en algunos aspectos registran efectos que pueden necesitar un mismo procedimiento.
Modelo procesal o del sistema
adaptativo complejo:
Este
modelo implica por asociación la aplicación previa del modelo del rango.
Dado
que las organizaciones se encuentran dentro del nivel 8, critica y logra la
demolición de los modelos existentes tanto dentro de la sociología como dentro
de la administración.
Buckley,
categoriza a los modelos existentes en dos tipos:
a)
aquellos de extracción y origen mecánico, a los que denomina modelo de
equilibrio;
b)
aquellos de extracción y origen biológico, a los que llama modelos organísmicos
u homeostáticos.
Y
dice:
"...el
modelo de equilibrio es aplicable a tipos de sistemas que se caracterizan por
perder organización al desplazarse hacia un punto de equilibrio y con
posterioridad tienden a mantener ese nivel mínimo dentro de perturbaciones
relativamente estrechas. Los modelos homeostáticos son aplicables a sistemas
que tienden a mantener un nivel de organización dado relativamente elevado a
pesar de las tendencias constantes a disminuirlo. El modelo procesal o de
sistema complejo adaptativo se aplica a los sistemas caracterizados por la
elaboración o la evolución de la organización; como veremos se benefician con
las perturbaciones y la variedad del medio y de hecho dependen de estas".
Mientras
que ciertos sistemas tienen una natural tendencia al equilibrio, los sistemas
del nivel 8 se caracterizan por sus propiedades morfogénicas, es decir que en
lugar de buscar un equilibrio estable tienden a una permanente transformación
estructural. Este proceso de transformación estructural permanente, constituye
el pre-requisito para que los sistemas de nivel 8 se conserven en forma activa y
eficiente, en suma es su razón de supervivencia.
LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Una
organización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es
la sociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente.
También
puede ser definida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de
trabajo que responden a una determinada estructura y dentro de un contexto al
que controla parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de
ciertos valores comunes.
Subsistemas que forman la Empresa:
a)
Subsistema psicosocial: está compuesto por individuos y grupos en interacción.
Dicho subsistema está formado por la conducta individual y la motivación, las
relaciones del status y del papel, dinámica de grupos y los sistemas de
influencia.
b)
Subsistema técnico: se refiere a los conocimientos necesarios para el
desarrollo de tareas, incluyendo las técnicas usadas para la transformación de
insumos en productos.
c)
Subsistema administrativo: relaciona a la organización con su medio y establece
los objetivos, desarrolla planes de integración, estrategia y operación,
mediante el diseño de la estructura y el establecimiento de los procesos de
control.
METODOLOGIA DE APLICACION DE LA T.G.S.,
PARA EL ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS
Desde
el punto de vista de la administración está compuesta de las siguientes
etapas:
a)
Análisis de situación: es la etapa en que el analista toma conocimiento del
sistema, se ubica en cuanto a su origen, objetivo y trayectoria.
1.
Definición de objetivo: el analista trata de determinar para que ha sido
requerido ya que en general se le plantean los efectos pero no las causas.
2.
Formulación del plan de trabajo: el analista fija los límites de interés del
estudio a realizar, la metodología a seguir, los recursos materiales y humanos
que necesitará, el tiempo que insumirá el trabajo y el costo del mismo. Esta
etapa se conoce como propuesta de servicio y a partir de su aprobación se
continúa con la metodología.
3.
Relevamiento: el analista recopila toda la información referida al sistema en
estudio, como así también toda la información que hace al límite de interés.
4.
Diagnóstico: el analista mide la eficacia y la eficiencia del sistema en
estudio. Eficacia es cuando el sistema logra los objetivos y eficiencia es
cuando el sistema logra los objetivos con una relación costo beneficio
positiva. Si un sistema es eficaz pero no eficiente el analista deberá cambiar
los métodos del sistema, si un sistema no es eficaz el analista deberá cambiar
el sistema y si un sistema es eficiente el analista sólo podrá optimizarlo.
5.
Diseño: el analista diseña el nuevo sistema.
a)
Diseño global: en el determina la salida, los archivos, las entradas del
sistema, hace un cálculo de costos y enumera los procedimientos. El diseño
global debe ser presentado para su aprobación, aprobado el diseño global
pasamos al siguiente paso.
b)
Diseño detallado: el analista desarrolla en detalle la totalidad de los
procedimientos enumerados en el diseño global y formula la estructura de
organización la cual se aplicara sobre dichos procedimientos.
6.
Implementación: la implementación del sistema diseñado significa llevar a la
práctica al mismo, esta puesta en marcha puede hacerse de tres formas.
a)
Global.
b)
En fases.
c)
En paralelo.
7.
Seguimiento y control: El analista debe verificar los resultados del sistema
implementado y aplicar las acciones correctivas que considere necesarias para
ajustar el problema.
EL SISTEMA DE CONTROL
Concepto:
Un
sistema de control estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un
modo conveniente para su supervivencia. Una de sus características es que sus
elementos deben ser lo suficientemente sensitivas y rápidas como para
satisfacer los requisitos para cada función del control.
Elementos básicos:
a)
Una variable; que es el elemento que se desea controlar.
b)
Los mecanismos censores que son sencillos para medir las variaciones a los
cambios de la variable.
c)
Los medios motores a través de los cuales se pueden desarrollar las acciones
correctivas.
d)
Fuente de energía, que entrega la energía necesaria para cualquier tipo de
actividad.
e)
La retroalimentación que a través de la comunicación del estado de la
variable por los censores, se logra llevar a cabo las acciones correctivas.
Método de control:
Es
una alternativa para reducir la cantidad de información recibida por quienes
toman decisiones, sin dejar de aumentar su contenido informativo. Las tres
formas básicas de implementar el método de control son:
1.-
Reporte de variación: esta forma de variación requiere que los datos que
representan los hechos reales sean comparados con otros que representan los
hechos planeados, con el fin de determinar la diferencia. La variación se
controla luego con el valor de control, para determinar si el hecho se debe o no
informar. El resultado del procedimiento, es que únicamente se informa a quién
toma las decisiones acerca de los eventos o actividades que se apartan de modo
significativo que los planes, para que tomen las medidas necesarias.
2.-
Decisiones Programadas: otra aplicación de sistema de control implica el
desarrollo y la implantación de decisiones programadas. Una parte apreciable de
las decisiones de carácter técnico y una parte pequeña de las decisiones tácticas
abarcan decisiones repetitivas y rutinarias. Diseñando el sistema de información
de manera que ejecute esas decisiones de rutina, el analista proporciona a los
administradores más tiempo para dedicarse a otras decisiones menos
estructuradas.
Si
se procura que el sistema vigile las órdenes pendientes y se programa las
decisiones de cuáles pedidos necesitan mayor atención, se logrará un
significativo ahorro de tiempo y esfuerzo.
3.-
Notificación automática: en este caso, el sistema como tal, no toma decisiones
pero como vigila el flujo general de información puede proporcionar datos,
cuando sea preciso y en el momento determinado.
Las
notificaciones automáticas se hacen en algunos criterios predeterminados, pero
solo quienes toman las decisiones deben decir si es necesario o no emprender
alguna acción.
El Sistema de Control en las
Organizaciones:
El
control es uno de los cinco subsistemas corporativos (organización, planificación,
coordinación y dirección son los restante) los cuales son muy difíciles de
separar con respecto al de control. De ello se desprende todo el proceso
administrativo, debe considerarse como un movimiento circular, en el cual todos
los subsistemas están ligados intrincadamente, la relación entre la
planificación y el control es muy estrecha ya que el directivo fija el objetivo
y además normas, ante las cuales se contrastan y evalúan acciones.
Es
necesario ver al control para determinar si las asignaciones y las relaciones en
la organización están siendo cumplimentadas tal como se las había previsto.
Gráfico del Sistema o Proceso de
Control
Este
gráfico representa el proceso de control como un sistema cerrado, es decir que
posee la característica de la retroalimentación o autorregulación. El
movimiento es circular y continuo, produciéndose de la siguiente manera: se
parte de la actividad o realidad a la cual debemos medir, con el auxilio o
utilización de normas, efectuada la decisión comparamos los resultados de los
planes, de esta manera la realidad quedará ajustada para el futuro. Se nota en
este punto que no sólo la realidad puede ser ajustada, otras veces son los
planes los que necesitan corrección por estar sensiblemente alejado de las
actividades.
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
Hermida,
Jorge A. Ciencia de la administración. Ediciones Contabilidad Moderna S.A.I.C.
Buenos Aires mayo de 1983.
Fotocopias
y apuntes facilitados por la cátedra.
Álvarez,
Héctor Felipe. Administración, una introducción al estudio de la Administración.
Sociedad para Estudios Pedagógicos Argentinos. Córdoba
1987.
Yourdon,
Edward. Análisis estructurado moderno.
Prentice-Hall Panamericana, S.A. México 1989.
Ramón
García-Pelayo y Gross. Pequeño Larousse Ilustrado (diccionario). Ediciones
Larousse. Francia 1977.
Estructura
de las Organizaciones, carpeta del año 1994 curso 1k8.
El método de la Caja negra.
Aplicado a la teoría de sistemas.
Ventajas.
Desventajas.
Caja negra.
EL MÉTODO DE LA CAJA
NEGRA
Es un sistema muy complejo en el que los datos son procesados de
acuerdo con unas reglas determinadas.
Al usuario no le interesa conocer la estructura
interna del proceso propiamente dicho, sino sus resultados.
APLICADO A LA TEORÍA DE
SISTEMAS
La teoría de sistemas identifica la Caja Negra como una entidad
reconocible a la cual llegan diferentes entradas y de la cual salen una o varias
salidas.
El funcionamiento de ésta consiste en que la entrada que llega
sea procesada dentro de la caja, y la salida que proporcione sea la transformación
de dicha entrada.
Esto significa que no nos preocupamos por lo que sucede dentro del sistema, por la forma en que operan los mecanismos y procesos internos del sistema mediante los cuales se producen esas salidas, a menos que en un momento dado nos interese alguna de ellas. En este caso procedemos a abrir la caja.
VENTAJAS
Este método permite identificar claramente las entradas y salidas y estudiar las relaciones que existen entre ellas, permitiendo así maximizar la eficiencia de los sistemas sin tener que introducirnos en los procesos complejos que se encuentran en la Caja Negra. Exceptuando cuando se presentan problemas es decir cuando hay anomalías en las relaciones entre entrada y salida, entonces nos vemos obligados a destapar la Caja Negra y estudiar ese subsistema en forma más precisa.
DESVENTAJAS
Este método tiene su razón de ser, pues, la mayoría de
las personas dan prioridad a los resultados, pero, por otra, destruye la
saludable curiosidad de saber el funcionamiento y el por qué de las cosas.
CAJA NEGRA
Es la parte mas interna de un programa, está conformada por un
conjunto de funciones.
La caja negra es la parte del programa que permanece oculta para
que no sea intervenida con facilidad.
Para que un producto de ingeniería sea probado debe evaluarse la
caja negra, esto se hace conociendo la función especifica para la que fue diseñado
el producto y evaluar si cada función es completamente operativa.
Cuando se considera el software de computadora la prueba de la
caja negra se refiere a las pruebas que se llevan a cabo sobre la interfaz del
software o sea, los casos de prueba pretenden demostrar que las funciones del
software son operativas, que la entrada se acepta de forma adecuada y que se
produce una salida correcta así como que la integridad de la información
externa, por ej.: archivos de datos se mantiene.
Una prueba de la caja negra examina algunos aspectos
del modelo fundamental del sistema sin tener mucho en cuenta la estructura lógica
interna del software.
Los métodos de prueba de la caja negra se centran en los
requisitos funcionales del software, o sea la prueba de la caja negra permite al
ingeniero del software obtener conjuntos de condiciones de entrada que ejerciten
completamente todos los requisitos funcionales de un programa.
La prueba de la caja negra intenta encontrar errores de las
siguientes categorías:
Funciones incorrectas o ausentes
Errores de interfaz
Errores en estructuras de datos o en bases de datos externas
Errores de rendimiento
Errores de inicialización y de terminación
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