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¿Qué es la ofimática?

Es una palabra que cada vez se va a escuchar más, sobre todo en entornos laborales. Ofimática viene de las palabras Oficina e Informática y representa la informática aplicada a la empresa (no solo a una oficina, sino comercios, etc.)

Todas las empresas se están adaptando al avance tecnológico que representa la informática. Esto va a llevar a que, en muy poco tiempo, sea requisito indispensable tener conocimientos de informática para acceder a un puesto de trabajo.

Comerciantes, abogados, diseñadores, ... casi todas las profesiones pueden verse favorecidas por el uso de un ordenador.

¿Qué es un Procesador de Textos?

Un Procesador de Textos es un programa de ordenador que nos permite crear textos más o menos complejos, incluyendo creación de columnas, tablas, esquemas, cuadros con texto o imágenes, etc. Este documento que estás leyendo ha sido creado con un procesador de textos.

Los procesadores de textos son una de las herramientas informáticas más utilizadas hoy día en una empresa, oficina, realizar trabajos de clase o para trabajar en casa. Uno de los procesadores de textos más utilizados hoy día es Word, pero podemos encontrar otros procesadores de texto igualmente buenos como por ejemplo WordPerfect.

¿Qué es Microsoft Word?

Microsoft Word® es uno de los mejores procesadores de textos que existen actualmente en el mercado y uno de los más extendidos y utilizados.

Viene incluido en el paquete de Software Microsoft Office 97 junto a la base de datos Access y la hoja de cálculo Excel entre otras aplicaciones.

Procesador de Textos, Hoja de Cálculo y Base de Datos son las tres aplicaciones básicas que forman lo que se conoce como ofimática. Estas aplicaciones las encontramos en Oficinas, Comercios, Administración Pública, Universidades, ... la lista crece día a día.

También es cada vez más común encontrarlas en asignaturas de Universidades, Institutos, Escuelas, Colegios, etc. y, en pocos años, serán asignaturas obligatorias en muchos países avanzados. Su facilidad de manejo y su uso intuitivo le hacen un sistema potente como Procesador de Textos

Comandos:  Manejo de menues e iconos:

·         Iniciar Microsoft Word - Haciendo doble clic en el icono de Microsoft Word

·         Barra de menús - Barra superior que se utiliza para seleccionar opciones en relación con el desarrollo del documento.

·         Barra de herramientas - Barra que consta de botones para realizar las tareas más frecuentes.

·         Barra de estado - Da mensajes al usuario sobre el documento.

·         Abrir un documento - Archivo-Abrir. Selecciona el archivo. O clic en botón

·         Guardar un documento por primera vez – Archivo-Guardar. O hacer clic en botón . Selecciona la carpeta donde quieres guardar el documento en el cuadro de lista Guardar en. En el cuadro de lista Nombre de archivo escribe el nombre que desees asignar al documento y hacer clic en el botón de mandato de Guardar.

·         Guardar un documento ya existente - Archivo-Guardar. O hacer clic en botón.

·         Guardar un documento con un nuevo nombre - Archivo-Guardar como. En el recuadro Nombre de archivo introduce el nombre y pulsa Guardar. Tendrás dos documentos, uno con el nombre antiguo y otro con el nuevo.

·         Crear un documento nuevo - Archivo-Nuevo. O hacer clic en botón

·         Imprimir un documento - Archivo-Imprimir. O hacer clic en botón

·         Cerrar un documento - Archivo-cerrar o hacer clic en el botón cerrar de la esquina superior derecha del documento

·         Salir de Microsoft Word - Archivo-Salir. O hacer clic en el botón

·         Mostrar/ocultar barras de herramientas - Señala con el ratón en cualquier sitio de la barra de herramientas y hacer clic con el botón derecho; o hacer clic en menú Ver/Barras de herramientas.

·         Ayuda - hacer clic en el botón , se visualizará el asistente. Escribe lo que quieras preguntar.

·         Tamaño de la página y orientación - Selecciona el menú Archivo/Configurar Página (Tamaño de papel) y selecciona el tamaño deseado y la orientación.

·         Márgenes - Selecciona el menú Archivo/ Configurar Página (Márgenes), introduzca los márgenes que quieras y hacer clic en Aceptar.

·         Establecer márgenes por defecto - Define los márgenes y hacer clic en Predeterminar, pasarán a ser los márgenes por omisión de todos los documentos.

·         Presentación de documentos. Presentación normal - Es la vista por omisión y la forma habitual de trabajar con Word.

·         Diseño de página - Trabajas con el documento tal como lo verías en la realidad.

·         Diseño en pantalla - hacer clic en el icono Muestra un mapa del documento a la izquierda de la pantalla.

·         Esquema - Si se emplearon los estilos de Títulos, muestra un esquema del documento.

·         Presentación preliminar - hacer clic en el botón el documento se visualiza tal como resultaría impreso y puedes hacer modificaciones utilizando la barra de herramientas.

·         Insertar texto - Sitúa el cursor en el lugar donde quieras insertar texto y Hágalo mediante el teclado. Word ajusta el resto del párrafo

·         Seleccionar texto - Para seleccionar una palabra hacer doble clic sobre ella y para seleccionar un fragmento de texto hacer clic al principio del fragmento y hacer clic al final pulsando la tecla MAYUS. Para seleccionar una frase sitúate en cualquier lugar de la frase y hacer clic manteniendo pulsada la tecla CTRL

·         Elegir el tipo de letra y el tamaño - hacer clic en el menú Formato/Fuente (Fuente) o hacer clic en los desplegables de la barra de herramientas para elegir el tipo de fuente y en para determinar el tamaño.

·         Aplicar un estilo de fuente - hacer clic en el menú Formato/Fuente (Fuente) o hacer clic en los botones negrita, cursiva, etc.

·         Aplicar color - hacer clic en el menú Formato/Fuente (Fuente) y elige el color a aplicar o hacer clic en el icono de la barra de herramientas.

·         Borrar texto - Selecciona el texto y pulsa la tecla SUPR o hacer clic en el botón . Si lo que quieres es borrar un carácter sitúa el cursor delante o detrás y pulsa SUPR o RETROCESO.

·         Copiar texto - Selecciona el texto, hacer clic en el botón o selecciona el menú Edición/Copiar. Sitúa el punto de inserción donde quieras pegar el texto y hacer clic en el botón o en el menú Edición/Pegar.

·         Mover texto – Selecciona el texto, hacer clic en el botón o selecciona el menú Edición/Cortar. Sitúa el punto de inserción donde quieras pegar el texto y hacer clic en el botón o en el menú Edición/Pegar.

·         Copiar y mover mediante arrastrar y soltar - Selecciona el texto, pon el ratón encima de la selección, cuando el ratón cambia de forma, hacer clic y arrastra hasta donde quieras insertar el texto y suelta. Si lo que quieres hacer es copiarlo hacer lo mismo pulsando la tecla CTRL mientras manejas el ratón.

·         Búsqueda de texto - Selecciona el menú Edición/Buscar introduce el texto, hacer clic en las opciones que te interesen y hacer clic en Siguiente.

·         Sustitución de texto - hacer clic en el menú Edición/Reemplazar, en el cuadro de texto Buscar introduce el texto que deseas reemplazar y en el cuadro de texto Reemplazar introduce el texto sustitutivo, hacer clic en Reemplazar o Reemplazar todo, según quieras ir comprobando una a una las sustituciones o no.

·         Revisar ortográficamente - hacer clic en el botón . O hacer doble clic en el libro que figura en la barra de estado.

·         Autocorrección - Corrige fallos habituales automáticamente o sustituye abreviaturas por la palabra completa.

·         Introducir entradas en la lista de autocorrección - Selecciona el menú Herramientas/Autocorrección, hacer clic en Reemplazar e introduce la palabra abreviada o errónea, hacer clic en Con e introduce la entrada desarrollada o la palabra correcta y hacer clic en Agregar. También puede escribir el texto en el documento, seleccionarlo y abrir el menú Herramientas/ Autocorrección.

·         Alinear párrafos - Los párrafos pueden estar alineados a la izquierda, centro, derecha y justificado. Para conseguirlo sitúa el cursores cualquier lugar del párrafo y hacer clic en, , y . También puedes establecer la alineación con el menú Formato/Párrafo.

·         Establecer sangrías - Sitúa el punto de inserción en el párrafo y mueve los marcadores de sangría y . También puedes establecerlas con el menú Formato/Párrafo (Sangría y Espacio).

·         Establecer márgenes con la regla - En el modo diseño de página y con la opción Ver/Regla activada puedes mover los marcadores que hay sobre ella para definir los márgenes.

·         Espaciado interlínea e interpárrafos  - En el menú Formato/Párrafo puedes establecer el espacio ente líneas y el espacio entre párrafos.

·         Presentación de párrafos - En el menú Formato/Párrafo(Presentación) puedes elegir varias opciones de presentación de párrafos.

·         Saltos de página - Los saltos de página pueden ser automáticos que son los que establece Word en función del tamaño de la hoja, y manuales que se introducen en el lugar deseado, pulsando CTRL ENTER.

·         Eliminar un salto de página manual - Sitúa el cursor delante de la marca de Salto de página y pulsa la tecla SUPR.

·         Aplicar bordes y sombreados - Selecciona el menú Formato/Bordes(Bordes-Bordes de página y Sombreado) y elige las opciones que quieras. También se pueden establecer con el desplegable de la barra de herramientas de tablas y bordes que se activa haciendo clic en el icono

·         Estilos - Es un conjunto de opciones de formato.

·         Definir un estilo – Mediante un ejemplo, aplicando una serie de formatos a un párrafo y hacer clic en el desplegable de estilos e introduce el nombre que le quieras dar.

·         Numeración y viñetas - Selecciona el menú Formato/Numeración y Viñetas y elige la opción que más te interese o hacer clic en los botones y . Para hacer multinivel hacera clic en la carpeta de Esquema numerado.

·         Imprimir el documento - Selecciona el menú Archivo/Imprimir y elige la opción que quieras o hacer clic en el botón .

·         Presentación preliminar - Selecciona el menú Archivo/Presentación Preliminar o hacer clic en el botón , puedes efectuar distintas operaciones utilizando la barra de herramientas.

·         Establecer la orientación y la escala - Selecciona el menú Archivo/Configurar Página (Página) y elige la orientación y la escala que te interese.

·         Establecer márgenes - Selecciona el menú Archivo/Configurar Página (Márgenes) y establece los márgenes.

·         Establecer impresión de Encabezados/ pies de página - Selecciona el menú Archivo/Configurar Página (Diseño de página) y define los que te interesen.

·         Poner una cabecera en un documento - Selecciona el menú Ver/Encabezado y pie de página y se visualiza un recuadro en la zona de la cabecera y una barra de herramientas. Aplica las opciones de formato de texto que desees y hacer clic en cerrar.

·         Insertar un pie de página - hacer clic en el botón de la barra de herramientas de encabezado y pie de página, para cambiar entre encabezado y pie de página y opera igual que para insertar una cabecera.

·         Campos - Son variables incrustadas en el texto del documento. La barra de herramientas de Encabezado/pie permite insertar el número de página , la fecha y la hora. También puedes insertar campos seleccionando el menú Insertar/Campo.

·         Establecer cabeceras/pies distintos en páginas pares e impares. - Selecciona el menú Encabezado y Pie de Página. hacer clic en el botón y se visualizará el cuadro de diálogo de preparar página, hacer clic en la pestaña Diseño de página y selecciona la opción Pares e impares diferentes. hacer clic en Aceptar y en el botón para pasar a la zona siguiente (página par o impar).

·         Establecer una cabecera o pie diferente para la 1ª página - Selecciona el menú Encabezado y Pie de Página. hacer clic en el botón y se visualizará el cuadro de diálogo de preparar página, hacer clic en la pestaña Diseño de página y selecciona la opción Primera página diferente. hacer clic en Aceptar y en el botón para pasar a la zona siguiente (página par o impar).

·         Números de página - Se pueden insertar también seleccionando el menú Insertar/Números de página.

·         Modificar encabezados y pies de página - Hacer doble clic en la zona de encabezado y pie y efectúa las modificaciones.

·         Insertar dibujos - Visualiza la barra de herramientas de dibujo, hacer clic en el elemento que quieras dibujar y arrastra, cuando sueltes el elemento quedará dibujado y seleccionado.

·         Aplicar formato - hacer doble clic sobre el elemento cuando el cursor sea una flecha y se visualizará el menú Formato/Objeto.

·         Copiar un elemento - Selecciónalo y arrastra manteniendo pulsada la tecla CTRL.

·         Seleccionar varios elementos - hacer clic en el botón , señala la esquina superior izquierda del rectángulo imaginario que contenga todos los elementos y hacer clic y arrastra hasta que estén todos dentro.

·         Selección de filas y columnas, celdas y texto dentro de las celdas. - Para seleccionar una columna hacer clic en el borde superior de la misma; varias columnas, igual y arrastra. Para seleccionar una fila, hacer clic a la izquierda de la fila y lo mismo pero arrastrando para seleccionar varias. Para seleccionar una celda hacer clic cerca del borde izquierdo de la misma y para seleccionar texto dentro de una celda hacer clic y arrastra sobre el fragmento de texto que quieras seleccionar.

·         Anchura de columnas – Señala el marcador de la columna en la regla y arrastra o señala la línea divisoria y cuando el cursor cambie de forma, hacer clic y arrastra.

·         Altura de filas - Señala los marcadores de fila en la regla vertical y arrastra.

·         Distribuir filas y columnas uniformemente - hacer clic en el menú Tabla/Distribuir filas uniformemente o Tabla/Distribuir columnas uniformemente o hacer clic en los botones y

·         Insertar celdas, filas y columnas - Selecciona lo que quieras insertar y hacer clic en el menú Tabla/Insertar o hacer clic en el botón para insertar una fila y en para insertar una columna.

·         Eliminar celdas, filas y columnas – Selecciona lo que quieras eliminar y hacer clic en el menú Tabla/Eliminar o hacer clic en el botón .

·         Cambiar los bordes de la tabla - Selecciona las celdas, filas o columnas a los que quieras cambiar el borde. En el desplegable de elige el estilo de línea. En el desplegable de elige el grosor de la línea y por último en el desplegable de elige los bordes que quieres poner.

·         Copiar celdas, filas y columnas - Selecciónalas y utiliza los botones de copiar y pegar siguiendo el procedimiento habitual o utiliza el método de arrastrar y soltar.

·         Mover celdas, filas y columnas - Selecciónalas y utiliza los botones de copiar y cortar siguiendo el procedimiento habitual o utiliza el método de arrastrar y soltar

·         Alinear el texto verticalmente - hacer clic en los botones para alinear en la parte superior de la celda, para centrar verticalmente y para alinear el la parte superior.

·         Ordenar una tabla - Selecciona las filas que quieras ordenar y hacer clic en el menú Tabla/Ordenar, e introduce los criterios de ordenación que quieras. O hacer clic en los botones y una vez seleccionada la columna que quieras ordenar.

·         Convertir tabla en texto y texto en tabla - Selecciona el texto que quieras convertir en tabla o en texto respectivamente y hacer clic en el menú Tabla/Convertir tabla en texto o Convertir texto en tabla.

·         Páginas con varias columnas - Selecciona la parte de documento que quieras escribir en columnas y hacer clic en el botón y selecciona el número de columnas. También se puede hacer seleccionando el menú Formato/Columnas, donde puedes elegir además la anchura de las columnas y aplicar formato.

·         Insertar un salto de columna - Para mandar el texto a la columna siguiente, sitúa el punto de inserción en el lugar deseado y hacer clic en el menú Insertar/Salto (Columna).

·         Dividir una ventana en paneles - Señala con el ratón la marca de paneles que es una hendidura negra situada en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical, cuando el ratón se transforme en una doble flecha, arrastra hacia abajo hasta situar la línea divisoria de los dos paneles en el lugar que desee.

·         Esquemas - Asigna a los títulos de capítulo, sección, subsección, etc., los estilos Título 1, Título 2, Título 3, etc. hacer clic en el botón Ver esquema y Word mostrará automáticamente el documento en el modo de presentación de esquema. Se visualizará una barra de herramientas con la que podrás ver los títulos a distintos niveles.

·         Cambiar de sitio parte del documento - Se pueden mover secciones completas de una parte a otra, selecciona el fragmento o porción de estructura que deseas mover haciendo clic en la señal de esquema situada a la izquierda y arrastra hacia la nueva posición o hacer clic sobre las flechas y

·         Insertar un campo de texto - hacer clic en el botón para insertar un campo de texto, numérico, fecha y hora o cálculo.

·         Proteger un formulario - hacer clic en el botón de la barra de herramientas de formulario . Así el formulario quedará protegido de posibles modificaciones y sólo se podrá escribir en los campos que se hayan insertado.

·         Buscar un documento - Cuando hayas escrito cientos de documentos puede ser que quieras buscar uno y no te acuerdes de su nombre. hacer clic en el menú Edición/Buscar y activa la opción deseada. En el cuadro Muestra Word muestra una imagen del documento.

La opción "Combinar Correspondencia" le permite escribir la misma carta a varias personas, cambiando cada vez los nombres. Puede lograr lo mismo escribiendo un nombre, imprimiendo la carta, sustituyendo el nombre por otro, volviendo a imprimir, etc.; pero ésto puede ser bastante engorroso. Además, con la opción "Combinar Correspondencia", puede utilizar la misma lista de recipientes varias veces. Su utilidad es crear un documento como plantilla y una base de datos personalizada para después combinarlas entre si. (esta base de datos es otro documento).

A continuación, un ejemplo, paso a paso, de cómo hacerlo. El ejemplo es en Word 97; es posible que en Word 2000 algunos detalles sean ligeramente diferentes.

Creamos el documento (una carta de ofertas para nuestros clientes, nuestro propio curriculum, por ejemplo), con espacios en blanco, en la parte superior del mismo. Estos espacios en blanco podrían ser el Nombre de la Empresa, persona a quien va dirigida, Dirección... Es decir, los datos que variaran.

Creamos la base de datos, (el otro documento) que será la plantilla la información necesaria de cada cliente o encargado de recursos humanos (Nombre, cargo...)

Los combinamos entre si y obtendremos una carta para cada cliente o una única para un único cliente, como se precise.

El en el ejemplo, se supone que se quiere escribir una carta de agradecimiento por donaciones para Fuerzas Del Bien (el ejemplo es totalmente ficticio).

Objetivo:

En primer lugar, un resumen de lo que queremos lograr. Necesitamos dos documentos:

1. La carta de agradecimiento, con espacios donde se insertará la información variable. En este caso, la información variable podría ser el nombre del donador, y el monto donado.
2. La información variable que se insertará en la carta de agradecimiento. La información variable estará en una tabla de Word, con dos columnas (una para el nombre del donador, otra para el monto donado).

Al final, combinaremos los dos documentos en un tercer documento, el documento combinado. Éste tendrá una copia de la carta para cada recipiente.

Pasos:

1. Entre a Word, y escriba la carta de agradecimiento. Reserve espacios para la información variable, que entrará más tarde. Es importante apretar ENTER después del último párrafo. La información variable entre paréntesis será sustituida, más adelante, por códigos especiales.

La carta será algo así:

Estimado (nombre):

Le agradecemos por su generosa contribución de bienes. (monto) para nuestra campaña para reducir basura en Internet.

Atentamente, XXXXXXXX XXXXXXXX

2. Guarde el documento como "prueba comb - carta".
3. En el menu "Herramientas / Combinar Correspondencia"; hacer click en "1 - Documento principal - Crear"; seleccionar "Cartas Modelo".
4. Word preguntará: "Para crear cartas modelo, puede usar la ventana aciva del documento prueba comb - carta.doc o una nueva ventana". Haga click en "Ventana activa". Esto significa que la carta es el documento que está en pantalla.
5. Haga click en "2 - Origen de Datos - Obtener datos", y seleccione "Crear origen de datos".
6. A continuación, debe especificar qué columnas con información variable necesita. Primero, borre todos los campos que le sugiere Word (apriete repetidas veces "Quitar campo", hasta que la lista de la derecha esté vacía). Luego, en "Nombre de campo", escriba "Nombre", y haga click en "Agregar campo". Vuelva a "Nombre de campo", escriba "Monto", y vuelva a hacer click en "Agregar campo". Haga click en "Aceptar".
7. Word le preguntará con qué nombre quiere guardar la lista. Déle el nombre "prueba comb - lista".
8. Haga click en "Modificar origen de datos". Word le mostrará un formulario donde puede agregar y modificar nombres y montos, pero es más conveniente ver los datos variables en forma de tabla. Para este fin, haga click en "Ver origen". A continuación, verá una tabla con dos columnas (en el caso más simple, de que sólo quiere cambiar el nombre en su carta, tendrá una tabla con una sola columna).
9. Escriba unos cuantos nombres y los montos donados.
10. En el menú "Ventana", verá que están abiertos los dos documentos: la carta y la lista. Cambie a la carta. Fíjese que arriba se ha agregado una barra de herramientas, con opciones para combinar correspondencia.
11. Seleccione "(nombre)", haga click en "Insertar campo de combinación" (en la barra de tareas), y seleccione "Nombre". Igualmente, seleccione "(monto)", haga click en "Insertar campo de combinación", y seleccione "Monto".
12. Haga click en el botón "Combinar en nuevo documento" (el quinto de la derecha en la barra de tareas "combinar correspondencia").
13. Verá, en la pantalla, un documento "Cartas modelo1" (si vuelve a combinar posteriormente, "Cartas modelo2", etc.). Si está conforme con su documento, imprímalo. Si quiere hacer cambios, cierre "Cartas modelo1" - sin guardarlo - y haga cambios, ya sea en en la lista, ya sea en el documento.

Resumen:

1. Hemos creado un documento principal, con una carta de agradecimiento ("prueba comb - carta.doc").
2. Luego, usando las órdenes correspondientes de Word, hemos creado un documento con información variable ("prueba comb - lista.doc"), e insertado información para unos cuantos recipientes.
3. En el documento principal, hemos indicado dónde se insertará información variable.
4. Con el botón "Combinar en nuevo documento", hemos combinado los dos documentos en la versión final, combinada.

Notas adicionales:

1. Puede usar la misma lista para los sobres. Haga el modelo del sobre, pero en el paso 5, después de dar la orden "2 - Origen de Datos - Obtener datos", en vez de seleccionar "Crear origen de datos", seleccione "Abrir origen de datos". A continuación, seleccione la lista (en el ejemplo, "prueba comb - lista.doc").
2. Un problema que aparece frecuentemente en el documento combinado es que la última línea de cada carta se "estira" hasta el margen derecho. Para evitar eso, asegúrese de apretar ENTER después del último párrafo. (El problema aparece cuando no hizo esto, y cuando, además, el último párrafo está justificado).
3. No se recomienda guardar el documento combinado ("Cartas modelo1", "Cartas modelo2", etc.), puesto que 1. puede ser muy grande, y 2. se lo puede re-crear en cualquier momento, en base a los documentos originales. Si se quiere mantener la constancia, a quién se ha enviado la carta, haga una copia de su lista de recipientes (ya que en un futuro puede hacer modificaciones a esta lista, por ejemplo, agregar clientes a una lista de clientes).
4. Algunas aplicaciones para combinar correspondencias son: ofertas para clientes actuales o potenciales; agradecimientos; todo tipo de invitaciones.

PRÁCTICA:

La misma consiste en realizar una tabla con unos cuantos nombres y los montos donados como comprobacion de haber entendido los pasos explicados anteriormente, y enviarmelo por mail.

Una tabla puede ser cualquier conjunto de datos que necesitemos 'cuadrar' en una hoja. Por ejemplo: Un horario como el siguiente es una tabla:

Las tablas en Word son de gran utilidad, y de una forma muy fácil, puedes llegar a crear tablas sencillas como la de arriba o mucho más compleja.

La forma más sencilla de crear una tabla es utilizando la opción de menú 'Tabla' en la parte superior de la ventana de Word. Luego selecciona la opción Insertar tabla.

Si lo has hecho bien tendrás una nueva ventana con tres casillas. Las dos primeras son para indicar el número de columnas y de filas que quieres.

Para crear la tabla con horarios que vimos antes tendrías que indicar 5 columnas (una por cada día de la semana) y 6 filas (una para indicar los días de la semana, y otras cinco para las asignaturas).

Cuando hayas indicado estos valores en las casillas correspondientes, solo tienes que pulsar el botón Aceptar y la tabla estará creada.

Para escribir dentro de la tabla sólo tienes que cliquear una vez con el botón izquierdo del ratón dentro de la primera casilla, luego escribe la palabra 'Lunes'.

Para continuar escribiendo en la siguiente casilla, puedes pulsar la tecla de Tabulación (está justo a la izquierda de la tecla Q y tiene dibujadas dos flechas apuntando hacia izquierda y derecha). Cuando pulses una vez esta tecla, verás como el cursor pasa a la segunda casilla. Una vez aquí, escribe la palabra 'Martes' y otra vez la tecla de tabulación. Sigue escribiendo el resto de los días de la semana, cuando llegues al Viernes, vuelve a pulsar la tecla tabulación. Fíjate que ahora el cursor pasa a la línea de abajo, ya que la primera fila se ha terminado. Continúa escribiendo el resto del contenido de la tabla igual que arriba o bien inventa cualquier otro texto. Si cuando llegues a la última celda de la última fila vuelves a pulsar la tecla de tabulación, verás que aparece una fila nueva. Cada vez que pulses la tecla de tabulación en la última celda obtienes una nueva fila.

Una vez que has entendido el funcionamiento sencillo de la creación de una tabla, podemos avanzar un poco más e intentar crear una un poco más complicada. Para ello vamos a crear otra tabla parecida a la anterior:

Fíjate que la única diferencia entre esta tabla y la anterior es que incluye una primera fila con el texto 'Horarios':

- Selecciona Tabla

-          Selecciona Insertar tabla

-          Indica que quieres cinco columnas y cuatro filas (una más que antes)

-          Pulsa el botón Aceptar

-          Pincha sobre la primera casilla y escribe la palabra 'Horarios'.

-         Fíjate que tenes un pequeño problema, en la primera fila (donde has escrito 'Horarios') no debería existir ninguna línea divisoria, para poder centrar la palabra 'Horarios'. Para hacer esto primero tienes que seleccionar todas las celdas: Pincha con el botón izquierdo en la primera casilla de la izquierda y, sin soltar el botón, arrastra el ratón hasta llegar a la última casilla de la derecha. Fíjate como se van seleccionando todas las casillas. Si lo has hecho bien deberías tener seleccionadas (con un color diferente) las 5 casillas de la primera fila. Si por error has seleccionado más casillas o menos. Debes pulsar con el botón izquierdo del ratón sobre cualquier zona en blanco de la pantalla antes de intentar seleccionar de nuevo.

-          Cuando veas que están bien seleccionadas las 5 casillas de la primera fila tienes que seleccionar la opción Tabla (en la parte superior de la pantalla) y luego la opción 'Combinar celdas'. Esta opción 'combina' todas las celdas seleccionadas y las hace una sola

-         Ahora pincha una vez dentro de la palabra 'Horarios' y pulsa el botón de centrar texto (es el botón de justificación que ya conoces en la parte superior de la ventana de windows)

-          También puedes utilizar Formato / Fuente para hacer que la palabra Horarios sea más grande o darle efectos (seleccionándola previamente tal como vimos en el tema anterior)

-          Igual que hemos combinado una serie de celdas, se puede también 'dividir' una celda en varias filas o columnas. Por ejemplo, para crear la siguiente tabla:

-          Crea en primer lugar una tabla con dos filas y cinco columnas (mediante la opción de menú Tabla y luego Insertar tabla

-     En segundo lugar, haz un solo clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda de la tabla.

-     Vuelve a seleccionar la opción de menú Tabla

-         Selecciona dividir

-          Ahora tienes una nueva ventana que te permite dividir la celda en más filas o columnas. Para que quede igual que la tabla que tienes arriba, debes insertar dos filas y dos columnas (escribe un dos en las dos casillas de la ventana)

-          Pulsa el botón aceptar

-          Puedes probar a pinchar sobre otras celdas de la tabla y repetir los pasos anteriores. Prueba a dividir solo filas, solo columnas o las dos cosas

Word ofrece diversas utilidades muy prácticas como el texto en un documento con distintos formatos de caracteres, frases y palabras en negrita, cursiva o en mayúsculas. Pasar un texto de un lugar a otro con la opción cortar y pegar e incluso crear plantillas con las cuales tendrá acceso a documentos ya formateados a los cuales podrá añadir su propio texto para completarlos conforme a sus necesidades. Word nos ofrece la posibilidad de usar y  crear plantillas diferentes que podemos aplicar a distintos tipos de documentos que utilicemos normalmente.

Usar una plantilla predefinida.

Para utilizar una plantilla de las que el procesador trae definidas debemos seguir el camino Archivo à Nuevo y elegir cualquiera de los documentos que se nos ofrecen. Una vez abierto trabajaremos con él de forma normal y cuando terminemos lo guardaremos en la carpeta que deseemos.

Crear una plantilla.

La creación de una plantilla no es más que la definición de algunos formatos y/o estilos que se cargarán de forma automática cuando decidamos utilizar una determinada plantilla.

De esta forma podemos definir, por ejemplo, que para un determinado tipo de documento utilizaremos un cierto encabezado, un tipo y tamaño de letra, unos determinados márgenes, que el papel estará en posición horizontal o que el documento contendrá una tabla predefinida.

Para crear una plantilla debemos pulsar en Archivo à Nuevo y marcar la opción crear nuevo plantilla y aceptar. Se abrirá un documento nuevo sobre el que procederemos a efectuar todos los cambios que estimemos oportunos. Una vez tengamos el documento editado correctamente procederemos a guardarlo. El documento se guardará en el formato que Word emplea para las plantillas, no como un documento normal de Word. Deberemos escoger el grupo de plantillas en el que guardar la nueva plantilla que hemos creado:general, cartas y faxes, informes, memorandos...

Cuando deseemos trabajar con la plantilla creada tendremos que abrirla siguiendo el camino ArchivoàNuevo y elegir la plantilla deseada.

Nota: para abrir una plantilla existente o crear una nueva plantilla no utilizamos la opción de pulsar sobre el icono , sino que seguimos siempre el camino Archivo àNuevo.

PRÁCTICA:

Vamos a crear una plantilla que simulará la relación de proveedores de una supuesta empresa denominada “Tintorería Bienvenida”. La plantilla contendrá un encabezado de página, una tabla con fórmulas de calculo automático, la letra utilizada será Comic Sans MS de 12 puntos y el papel estará configurado horizontalmente.

§         Pulsamos ArchivoàNuevo  y marcamos la opción crear nuevoàplantilla.

§         Abrimos el documento en blanco.

§         En ArchivoàConfigurar páginaàtamaño del papel elegimos formato horizontal

§         Elegimos el tipo de letra y el tamaño señalados anteriormente.

§         Colocamos en el documento un encabezado a gusto.

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